Dokumentation

Diese Anleitung erklärt jede Funktion von Abrechnungsengel Schritt für Schritt.

Registrierung & Login

Beim ersten Öffnen der App kannst du ein kostenloses Konto mit E-Mail-Adresse und Passwort anlegen. Danach einfach mit denselben Zugangsdaten einloggen. Passwort vergessen? Auf dem Login-Bildschirm gibt es einen Link "Passwort vergessen", der einen Reset-Link per E-Mail verschickt.

Eigene Stammdaten

Unter Einstellungen → Eigene Daten trägst du deine eigenen Kontakt- und Firmendaten ein (Name, Adresse, Steuernummer, IK-Nummer, Bankverbindung, Kilometersatz). Diese Angaben erscheinen automatisch auf jeder Rechnung. Auch ein Logo lässt sich hier hochladen.

Klienten anlegen

Unter Stammdaten → Neuer Klient legst du einen neuen Klienten an: Adresse, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Versichertennummer, Pflegegrad und Notfallkontakt. Über den Button "Route berechnen" wird automatisch die Entfernung zu deiner eigenen Adresse ermittelt (für die Fahrtkosten-Berechnung).

Unter Stammdaten → Klienten siehst du alle angelegten Klienten, kannst sie bearbeiten und findest dort auch alle bisherigen Rechnungen zu diesem Klienten (Button "Rechnungen").

Leistungen & Bewilligungen

Im Klienten-Formular können beliebig viele Leistungen hinterlegt werden (z.B. "Grundpflege" mit eigenem Stundensatz) — diese wählst du später beim Eintragen eines Einsatzes aus.

Zusätzlich lassen sich Bewilligungen eintragen: wie viele Stunden die Kasse pro Woche/Monat freigegeben hat, für welchen Zeitraum, und auf welcher Rechtsgrundlage (z.B. §38 SGB V oder §45b SGB XI). Die Klientenliste zeigt automatisch, wie viele der bewilligten Stunden bereits genutzt wurden.

Kostenträger

Unter Stammdaten → Kostenträger legst du Krankenkassen/Pflegekassen einmal mit Adresse und Kontaktdaten an. Beim Anlegen eines Klienten kannst du dann aus dieser Liste auswählen, statt die Adresse jedes Mal neu einzutippen.

Einsätze eintragen

Unter Einsätze trägst du einen neuen Termin ein: Klient, Leistung, Datum, Start- und Endzeit (die Dauer wird automatisch berechnet). Termine lassen sich auch als wöchentlich wiederkehrend anlegen.

Kalender

Unter Kalender siehst du alle eingetragenen Einsätze — umschaltbar zwischen Wochenansicht (Liste) und Monatsansicht (klassisches Kalenderraster). Hier markierst du Einsätze auch als "erledigt" oder löschst sie.

Digitale Unterschrift

Bei jedem Einsatz lässt sich über den Button "Unterschrift" ein Leistungsnachweis direkt auf dem Bildschirm unterschreiben — praktisch, wenn der Klient oder Angehörige die erbrachte Leistung bestätigen soll.

Rechnungen erstellen

Unter Rechnungen wählst du einen Klienten aus — die App zeigt dir, wie viele erledigte, noch nicht abgerechnete Einsätze vorliegen. Du wählst zwischen zwei Rechnungsarten:

• Zusammengefasst: eine Zeile pro Monat und Leistung (z.B. "Entlastungsleistung Januar – 3 Stunden")
• Detailliert: jeder einzelne Einsatz als eigene Zeile mit Datum und Uhrzeit

Die fertige Rechnung lässt sich als PDF herunterladen, direkt per E-Mail versenden (auf dem Handy inkl. Anhang über die native Teilen-Funktion) oder ausdrucken.

Mahnwesen

Unter Mahnwesen siehst du alle noch offenen Rechnungen, älteste zuerst, und kannst sie direkt als "bezahlt" oder "abgelehnt" markieren.

Kosten & Auswertung

Unter Kosten erfasst du Betriebsausgaben (z.B. Fahrtkosten, Versicherung, Fortbildung). Unter Auswertung siehst du Einnahmen, Ausgaben und Gewinn pro Monat sowie eine Aufstellung pro Klient — beides als CSV exportierbar, ideal für den Steuerberater.

Mitarbeiterinnen verwalten

Arbeitet ihr zu mehreren? Unter Einstellungen → Eigene Daten die Checkbox "Wir sind eine Organisation mit mehreren Helferinnen" aktivieren — danach erscheint der neue Reiter "Mitarbeiter". Dort lädt der Hauptuser weitere Helferinnen per E-Mail ein und weist ihnen Klienten zu.

Berechtigungen

Für jede Mitarbeiterin lässt sich pro Reiter einzeln festlegen, ob sie ihn sehen und/oder bearbeiten darf — z. B. "darf Kosten sehen, aber nicht bearbeiten" oder "hat mit Rechnungen gar nichts zu tun". Das geht für: Klienten, Kostenträger, Rechnungen, Mahnwesen, Kosten, Auswertung und die Mitarbeiter-Verwaltung selbst.

Eine Ausnahme gilt immer: Bei den ihr zugewiesenen Klienten hat eine Mitarbeiterin unabhängig von diesen Einstellungen immer Schreibzugriff auf Einsätze (Stunden) und Notizen — schließlich ist das ihre tägliche Arbeit.

Urlaub & Vertretung

Im Mitarbeiter-Reiter unter "Urlaub" trägt man Zeitraum und optional eine Vertretung ein. So ist für alle im Team sichtbar, wer wann ausfällt und wer währenddessen einspringt.

Mitarbeiter-Abrechnung

Für jede Mitarbeiterin lässt sich ein Stundenlohn hinterlegen. Im Mitarbeiter-Reiter unter "Abrechnung" wählt man eine Mitarbeiterin und einen Zeitraum aus — die App summiert automatisch die in diesem Zeitraum erfassten Arbeitsstunden und berechnet den Betrag (Stunden × Stundenlohn). Die Abrechnung lässt sich als "offen" oder "bezahlt" markieren.

Zwei-Faktor-Login

Unter Einstellungen → Zwei-Faktor aktivierst du zusätzlichen Schutz per Authenticator-App (z.B. Google Authenticator). Beim Login wird dann zusätzlich zum Passwort ein 6-stelliger Code verlangt.

Datensicherung

Unter Einstellungen → Datensicherung lädst du alle deine Daten als Datei herunter — für den Fall der Fälle.

App installieren

Unter Einstellungen → App installieren findest du eine Anleitung, wie du Abrechnungsengel auf dem Homescreen deines Handys oder Tablets installierst — danach öffnet sie sich wie eine normale App, ohne Browser-Adressleiste.

Offline-Modus

Neue Einsätze lassen sich auch ohne Internetverbindung eintragen (z.B. direkt beim Klienten ohne Empfang). Sie werden lokal zwischengespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht — ein Banner zeigt den Status an. Alle anderen Bereiche benötigen weiterhin eine Verbindung.

Häufige Fragen

Ich habe die Bestätigungs-E-Mail nicht bekommen.
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Kann ich meine Daten exportieren?
Ja, unter Einstellungen → Datensicherung jederzeit als Datei.

Was passiert, wenn ich kündige?
Deine Daten bleiben bis zur endgültigen Löschung deines Kontos erhalten, du kannst sie jederzeit vorher exportieren.

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